"החשוב", ו"הדחוף" ומה שביניהם 

את הפעולות שאנו מבצעים ביום יום ניתן להגדיר בעזרת שני פרמטרים – דחיפות הפעולה וחשיבות הפעולה. ברמת הדחיפות הפעולה היא "דחופה" – כאשר היא חייבת להתבצע כרגע. אם לא תתבצע מיד יתכן ויהיה מאוחר מדי ונאבד את המומנטום. פעולה "לא דחופה" היא פעולה שאין עליה סד של זמן, כלומר זו פעולה שלא חייבת להתבצע מיד, ולא יהיה נורא אם היא תתבצע מאוחר יותר.
פעולה "חשובה" היא פעולה שנועדה לקדם אחת מהמטרות שהצבנו לעצמנו. לדוגמה: לרדת במשקל; לשפר את הכושר הגופני; לנהל את הזמן שלי בצורה טובה; לפעול כצוות אפקטיבי. הפעולה יכולה להיות "לא חשובה" כלומר פעולה סתמית יחסית שאינה מקדמת שום מטרה שהצבנו לעצמנו. את הדחיפות והחשיבות ניתן לתאר במטריצה הבאה

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

אם נבדוק נראה כי את החלק הארי מזמננו אנו משקיעים בדברים "דחופים וחשובים".

מאידך, מעט מאוד מהזמן מוקדש לדברים "חשובים אך לא דחופים". מדוע? משום שלרוב הדחיפות מנהלת אותנו יותר מהחשיבות. את הדברים החשובים ולא דחופים, תמיד אפשר לדחות למועד מאוחר יותר.

אדם פרואקטיבי מנהל את חייו על פי  מטרות ולא רק על פי האירועים שהמציאות מזמנת לו. משמעת עצמית המאפיינת אנשים פרואקטיביים היא מתן דחיפות לנושאים שחשובים לנו (גם אם אינם דחופים ברגע נתון), מבלי לחכות שהדחיפות תוכתב על ידי המציאות.

מהיכרותי עם הרבה מנהלים  ומעבודה עם ארגונים רבים נוכחתי לדעת כי פעמים רבות מנהלים נאלצים להתמודד עם אירועים דחופים וחשובים משום שלא נערכנו כראוי על-ידי פעולות מקדימות (חשובות ולא דחופות) לאותם אירועים. פעולת  חימום לפני אימון היא חשובה אך לא דחופה. סביר להניח שברוב המקרים, גם אם לא נבצע חימום לפני האימון, הוא יתבצע בצורה טובה. אך אנחנו מבצעים חימום כדי למנוע תגובת שבר להתכווצות שרירים, או פגיעות חמורות יותר. בניית תכנית מדרגית לאימון היא פעולה חשובה אך לא דחופה. פעילות דרך סרגל מאמצים גם אם אנחנו מרגישים כי אנחנו יכולים להעמיס על עצמנו יותר היא חשובה כדי למנוע בעתיד התעסקות חשובה ודחופה בשברי מאמץ או "תקלות גופניות אחרות". האדם הפרואקטיבי קובע לעצמו יעדים ובונה לעצמו תוכנית להשגתם. הוא לא מתנהל תוך כדי המציאות, אלא מכוון את המציאות כך שתקדם את מטרותיו על פי הקצב שהגדיר לעצמו.

גם בעבודת צוות חשוב שהצוות יתנהל באופן פרואקטיבי. חשוב שחברי הצוות יגדירו ערכים מנחים, הגדרות תפקידים, מטרות משותפות, קודים וכללי התנהגות. פעולה מקדימה זו והיערכות הצוות בהתאם (פעולה חשובה אך לא דחופה) תמנע בעיות עתידיות בתוך הצוות שמקורם בתקשורת לקויה, כללי התנהגות לא ברורים וערכים מנחים לא מוסכמים. פעולה מקדימה זו של הצוות תמנע צורך בכיבוי שריפות עתידיות.

לסיכום חשוב לפעול באופן יזום אל מול המציאות בנושאים חשובים ולא דחופים על מנת למנוע מצבי משבר עתידיים שיגזלו משאבי זמן ואנרגיה מהפרט ומהצוות.

​